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Según estudios de la Organización Internacional de Franquicias (OIF), el 60 % de los negocios tradicionales no completan el segundo año de vida en el mercado en que operan, a diferencia de las franquicias donde el 95% siguen operando al quinto año de vida.

¿Qué provoca esta diferencia?
La respuesta es fácil: Una franquicia es la reproducción o clonación de un negocio rentable ya existente. Esto llevado a términos estadísticos, podemos plantear que si esta clonación ha funcionado 100 veces, no hay ninguna razón para que no funcione 101.

Bien, y ¿cómo consigues reproducir un negocio existente? Pues para poder hacer esto, el negocio original debe estar bien estructurado, documentado y procedimentado. No hay otra forma, hay que tener muy claros los procesos del negocio para poder replicarlos en otro sitio y con personal diferente y conseguir los mismos resultados.

Toda buena compañía debería ofrecer seguridad e independencia, algo que difícilmente se puede ofrecer sin documentación e implantación de sistemas. Actualmente, el porcentaje de compañías, que tienen éxito ha decrecido. Principalmente porque muchas no están bien desarrolladas y estructuradas. En muchos casos no disponen de una documentación detallada de cómo operarlas.

Todo esto se puede resolver mediante una buena documentación de los procesos de una organización de forma que cualquier persona con un mínimo de entrenamiento pueda ejecutarlos.

Ahora dejo algunas preguntas que creo que debería hacerse todo empresario o director

• ¿Qué parte de tu negocio está realmente sistematizada?
• ¿Cuánto tiempo se dedica en tu empresa a repetir tareas que pueden ser automatizadas o hacer más fácilmente mediante sistemas y orden?
• ¿Has pensado en cómo dar servicio a más clientes trabajando menos?
• ¿Se puede reproducir o replicar tu empresa sin ti?

Como conclusión creo que una estrategia BPM promovida desde la dirección general de la organización puede ayudar mucho a la buena estructuración y funcionamiento de la emprepresa.

Hoy he estado leyendo un informe de IDC sobre el estado de SaaS (Software as a Service) en España y me he quedado muy sorprendido al ver que sólo el 8% de las empresas españolas utilizan este tipo de tecnologías y más sorprendente es todavía que menos del 3% reconoce tener presupuesto para hacer algún movimiento en esta línea.

La verdad es que llevo bastante tiempo leyendo en todos los medios especializados y por parte de todos los analistas que el CloudComputing es lo que se lleva ahora, que implica grandes beneficios para las empresas y que en breve todo estará “On de Cloud”, pero la realizad es que el mercado no está maduro para llegar a esto.

Si bien es cierto que hay determinadas soluciones verticales para cosas concretas que sí están funcionando bien sobre sistemas Cloud, como sistemas de mail (sobre todo Microsoft Exchange o GoogleMail), boletines electrónicos (newsletters), encuestas o incluso algunas soluciones CRM.

Hoy leo en el diario ADN que el mal funcionamiento de los sistemas informáticos provoca estrés en los empleados y hace que su productividad baje.

Esto me ha hecho pensar en una frase que oí hace tiempo a Erik Brieva, CEO de Polymita, en la que decía que las tecnologías BPM son “anti-estrés”, que facilitan y mejoran la vida de los empleados, ya que hace que la gente se concentre en su trabajo directo y no tenga que preocuparse por los flujos de información dentro de su empresa.

Así, si las aplicaciones BPM son anti-estrés, la automatización de procesos en si misa (previa a la optimización de procesos) puede provocar un incremento de la productividad de las personas y por tanto de las empresas.

La empresa de análisis Gartner (www.gartner.com) ha publicado su listado de ‘Top 5 Cool Vendors” en el que incluye a BizAgi, ICCM Solutions, PNMsoft, Questetra y Whitestein Technologies.Esta lista recoge las compañías que han realizado avances clave en el mercado del Business Process Management durante el último año.Gartner define a un ‘Cool Vendor’ como alguien que es innovador, interesante, y tiene o tendrá un impacto comercial sobre el futuro de las TI. El resultado es una lista de empresas que no son particularmente conocidas, pero que han desarrollado un software que ha llamado la atención de Gartner.A continuación se muestra la lista publicada por Gartner:

1. BizAgi: BizAgi, con sede en Bogotá, Colombia, se centra en ofrecer más responsabilidad a los usuarios de negocio para mejorar los procesos. Sus principales productos incluyen un modelador BPMN 1.2 libre basado en una “Express Edition” y una edición “modela una vez, ejecuta en cualquier parte” que han contribuido a la construcción de una amplia base de clientes que incluye 150 instituciones académicas.
2. ICCM Solutions: ICCM Solutions proporciona una gestión de servicios TI (ITSM) y una solución de servicio ‘desktop’ basado en Metastorm BPM. Su principal producto, e-Service Desk, que se ofrece en instalación cliente y como un servicio alojado, soporta procesos ITIL (Information Technology Infrastructure Library) en todas las fases del ciclo de vida del negocio mediante un proceso de BPMS que ofrece un entorno para la mejora continua de procesos.
3. PNMsoft: PNMSoft es miembro de la Microsoft Business Alliance, ha desarrollado procesos que ayudan a las empresas de externalización de procesos de negocio ha ser más eficientes y responder rápidamente a las necesidades de cambio de los procesos en sus clientes. También se centran en la mejora de los procesos de gestión ‘end-to-end’ entre el proveedor de externalización de procesos y sus clientes.
4. Questetra: Questetra proporciona una solución basada en la nube para gestionar el flujo de trabajo humano y mejorar la productividad de los trabajadores. Ofrece a los usuarios de negocio, que no tienen conocimientos de programación o sistemas, un entorno de trabajo fácil de utilizar para la mejora de procesos que se ejecutan en una infraestructura compartida de Amazon EC2. Tiene un precio de US$ 10 mensuales por usuario por este servicio ‘cloud’.
5. Whitestein Technologies: Whitestein Technologies gestiona procesos que tienen la capacidad de auto-adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio. Centrándose en un mundo ágil y dinámico, la arquitectura, utilizando un enfoque multi-agente, asegura un comportamiento auto-adaptativo en los procesos que tienen comportamientos proactivos o reactivos.

Hace algunos días escuche una frase que me ha quedado grabada: “BPM es la disciplina que hace que el rendimiento excepcional sea una cuestión de diseño y no de suerte”, por tanto ¿quien no quiere un bpm en su vida?Realmente gracias a la implantación de soluciones BPM es posible alinear la estrategia de las organizaciones con las operaciones, es decir, que es posible que la dirección de la organización realice un diseño de los procesos para que después sea ejecutado por el resto de la empresa.Cada día estoy más convencido que en los próximos años todas las empresas necesitarán una implantación de BPM igual que pasó hace algunos años con los sistemas ERP.

Ultimus es probablemente el sistema BPM que más implantaciones tenga en el mercado, es su web hablan de mas de 1.900.Es una herramienta basada en plataforma Microsoft (.Net)Dispone de un modelador de proceso basado en un modelo propio, no soporta BPMN, ni XPDL ni tampoco BPEL. Esto ha sido un handicap para ellos en los últimos tiempos. Por otra parte fue uno de los primeros BPM en incorporar un modelador gráfico con simulación de procesos. Parece que no ha evolucionado mucho últimamente y ahora parece un poco anticuado.Ultimus parece haber tenido problemas en el último año, después de publicar su versión 8, donde hicieron un cambio radical de su núcleo de ejecución. Este cambio ha estado provocando numerosos fallos y problemas durante algunas versiones. Afortunadamente para ellos parece que la plataforma se ha estabilizado bastante. El problema es que para estabilizar su sistema han tenido paradas casi todas las funcionalidades que tenían previsto desarrollar y esto les ha penalizado mucho en el mercado.

En el mercado hay bastante agitación entre lo que se considera una solución completa de BPM y lo que no, o la diferencia entre los sistemas conocidos como “workflow” y un BPM.Pues bien, según la mayoría de analistas estos son los módulos que debe tener todo sistema de BPM:

1. Modelador de procesos (BPA): Proporciona un entorno de desarrollo para un usuario capacitado para analizar y modelar un proceso, paso a paso, así como asignar a la misma lógica. El componente de diseño incluye herramientas para apoyar el descubrimiento de los componentes, la modelización de los procesos de negocio, y la definición de reglas de negocio.
2. Diseñador de formularios e informes: Permite la definición de formularios e informes que no están disponibles en los componentes que se necesitan para apoyar el proceso de diseño.
3. Motor de procesos: Es el módulo que permite ejecutar los procesos, así como sus actividades. Este motor soporta la ejecución tanto “system-centric” como “document-centric”.
4. Motor de reglas (BRE): Este gestiona la información y las actividades dentro de un proceso de acuerdo con las fórmulas y las normas que se le asignen.
5. Análisis de procesos: Este componente monitoriza la actividad del negocio (BAM), proporcionando información sobre la continua sobre el proceso en sí de modo que las mejoras se pueden hacer en el futuro. Recopila los datos acerca de cada tarea o evento en un proceso de negocio y los utiliza con fines de análisis.
6. Un conjunto de API: Estos ofrecen la posibilidad de interfaz con cualquier sistema externo. Ellos pueden ser ofrecidos por el fabricante o un tercero. Además, existe normalmente un SDK para permitir el desarrollo de interfaces.

En el mercado existen diferentes estándares de procesos. Los más conocidos son:

• XPDL: eXtended Preocess Definition Language
• BPMN: Business Process Model Notation
• UML: Unified Modeling Language
• BPEL: Business Process Execution Language

Después existen algunos fabricantes que definen su modelo como un estándar de facto (véase el caso de Aris o de Jbpm).Bueno, centrándonos en el tema de estándares, hay que saber diferenciar entre ellos, no son para lo mismo. Seguramente que si analizamos un poco el nombre del estándar, ya se intuye alguna cosa.BPMN es un estándar de notación de proceso, es decir, defina la forma gráfica de construir un proceso, así como los diferentes objetos que se pueden utilizar para tal efecto. La característica principal y más destacable de BPMN es que es un tipo de notación común entre las personas de negocio y los técnicos, por fin un lenguaje común para intentar unir estos dos mundos.UML ha sido hasta hace poco la notación por excelencia en cuestión de modelado de procesos. Últimamente está en desuso para este tipo de tareas, ya que se trata de una notación pensada para entornos técnicos y muy distante del negocio, así ha tenido que ceder terreno ante BPMN, que es un tipo de modelo más asequible para personas no técnicas.XPDL es una representación basada en XML de un proceso, es decir es la forma de almacenar el proceso en formato físico (fichero) y se utiliza para que aplicaciones de diferentes fabricantes se entiendan entre ellas, principalmente utilizado como formato de intercambio entre los modeladores gráficos (herramientas BPA) y los motores de ejecución.BPEL, originalmente BPEL4WS (Webservice for WebService) es una formato pensado para ejecutar procesos en entornos system-to-system, es decir que no tiene en cuenta la interacción humana (system-to-human y human-to-human). Es por esto que es muy utilizado por los sistemas BPM que provienen en su origen de las soluciones de integración. Hace ya algún tiempo (varios años) que se viene hablando del BPEL4People para cubrir esto, pero la realidad es que no acaba de salir y personalmente creo que no acabará de ver la luz.Como consideración personal creo que el binomio BPMN - XPDL es el ideal y el que sinceramente recomiendo adoptar. Ambos modelos parece que se están adoptando de forma mayoritaria tanto por fabricantes como por consultores de procesos. En la actualidad se está trabajando en la especificación de XPDL 2.1 que parece que está apoyada por la mayoría de fabricantes de soluciones BPM y por tanto casi garantizado su dominio de los formatos de procesos para los próximos años.

Una de las primeras clasificaciones que podemos hacer dentro de las soluciones BPM es por su arquitectura tecnológica, así podemos diferenciar entre los que están basados en Java y en .NetJava: Pegasystems, TIBCO, Polymita, Oracle, Software AG (Webmetohds), IBM, SAP, Fujitsu, Intalio, EMC, Appian, Handysoft, Lombardi, Savvion, W4, Cordys..Net: BizAgi, Ascentn (AgilePoint), Ultimus, AuraPortal, K2, Metastorm, Global360, Singularity.Existen bastantes diferencias entre los dos grupos. En general los basados en .Net están mejor acabados en la parte de modelado y formularios ya que se apoyan en las herramientas que Microsoft ofrece para esto, pero en cuanto a arquitectura del motor y robustez, aquí ganan los Java.En general, después de investigar un poco el mercado, veo que los BPM de “gama alta” están casi todos basados en Java, mientras que en la “gama media” están bastante igualados. Si miramos por sectores, por ejemplo, el sector banca apuesta fuerte por los basado en Java.

El mundo BPM está cada día más consolidado, existen en el mercado numerosos productos para dar soporte a la gestión de procesos.A continuación publico una lista de las diferentes opciones que nos da el mercado en este ámbito. En los próximos días intentaré hacer un breve análisis de cada una de las diferentes soluciones tanto en entornos Java como en .Net

• Pegasystems
• Lombardi
• TIBCO
• Polymita
• Metastorm
• Appian
• Savvion
• Ultimus
• Intalio
• Oracle
• Software AG (Webmetohds)
• Ascentn (AgilePoint)
• BizAgi
• IBM
• SAP
• Fujitsu
• Cordys
• Handysoft
• Microgen
• AuraPortal
• W4
• EMC
• Global360
• Singularity
• K2

Como veis, existe una gran cantidad de productos, pero espero poder en breve aportar la información más relevante de cada uno para así poder elegir la solución más conveniente para cada situación, porque como os podéis imaginar no existe la solución perfecta para todos los casos.Posiblemente alguien encuentre a faltar algún producto como JBoss u otras soluciones opensource, pero en mi humilde opinión, este tipo de solucioens no cumplen con los requerimientos que se debe exigir a todo BPM. Aunque es cierto que para pequeñas solucioens que requieran de una gestión sencilla de procesos pueden ser válidos, no están pensados para su uso directo en cliente final, siempre requieren de un proyecto de desarrollo importante.