Technotes.es

Los proyectos Business Process Management (como cualquier otro tipo de proyecto de implantación tecnológica) presentan una serie de factores que condicionan su éxito o su fracaso.A continuación intento describir algunas claves para su éxito, claves a nivel estratégico y táctico para lograr los resultados esperados en una implantación de proyectos BPM:A nivel estratégico:

• Liderazgo por parte de gerencia y convicción interna de necesidad de mejora de los procesos a automatizar. Se debe establecer una cultura general sobre los beneficios que aportan los proyectos BPM y cómo mejorarán el trabajo de las personas.
• Creación y establecimiento de una cultura de mejora y de calidad total, definiendo los conceptos, filosofía, metodología, etc., relacionados con un proyecto de implantación de Business Process Management.
• Reconocimiento de las personas responsables de los procesos y su desempeño actual. Se deben implicar asimismo, los mandos medios y superiores.

A nivel táctico:

• Implantación y existencia de herramientas estándares y que se puedan integrar con los sistemas ya existentes, protegiendo así las inversiones en tecnología.
• Seguimiento de una metodología basada en la mejora continua, con un líder de proyecto.
• Informar y formar a los implicados en el proyecto en BPM, en los procesos y en la herramienta seleccionada para ejecutarlos.
• Feedback sobre la mejora de los procesos a medida que avance el proyecto. Para ello, pueden ser muy útiles las herramientas gráficas y la monitorización en tiempo real de las actividades.

Algunas de los puntos decritos seguro que parecen bastante evidentes, pero resulta que en los proyectos reales no se aplican estas directrices, lo que desemboca muchas veces en el fracaso del proyecto o en el aumento de los costes ded implantación respecto al presupuesto inicial.

La gestión por procesos es importante por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos.La Mayoría de las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa la gestión departamentales, con sus nichos de poder y su coste excesivo (o rechazo) en la implantación de cambios, potenciando el concepto de la gestión por procesos con un foco común.La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos. Entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido para conseguir un resultado.

¿Qué es BPM - Business Process Management?BPM - Business Process Management, en inglés - es una metodología de gestión empresarial, que tiene como objetivo mejorar la productividad y la eficacia de la organización a través de la optimización de sus procesos de negocio.Estos pueden involucrar a uno o varios departamentos, dentro de una o varias organizaciones - por ejemplo, trabajo con proveedores, clientes o partners -. La idea fundamental radica en gestionar, de forma unificada, los procesos, las personas y la información para todas las actividades de la empresa.Algunos ejemplos de procesos empresariales pueden ser los siguientes:

• Tramitación de una nota de gastos o una orden compra.
• La gestión de una petición de soporte o información especializada, por parte de un cliente o distribuidor.
• Ciclo de homologación de proveedores.
• Gestión de incidencias y reclamaciones.
• Contratación de personal.
• Aprobación de una hipoteca.

Las tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y la efectividad, y permite disponer de la agilidad y la flexibilidad adecuadas.¿Qué es una suite de aplicaciones de BPM?Este método de optimizar la gestión de las organizaciones debe ir necesariamente soportado por una o varios aplicaciones de software, que proporcionen las capacidades necesarias para analizar, automatizar, implantar y controlar los procesos, siempre de una forma ágil y eficiente.Una suite de BPM es el conjunto de todos estos módulos de software, funcionando de forma completamente integrados entre sí, sin fisuras. Este conjunto de aplicaciones está especialmente diseñado para automatizar y optimizar los procesos de una organización.

Con la publicación de este blog intentaré informar sobre las últimas tendencias o acontecimientos tecnológicos relacionados con la gestión de procesos: